Visitatie door VCHolland
In de offerte wordt de aanpak van VCHolland bij de visitatie nader uitgelegd.
De aanpak van VCHolland is sinds de oprichting van VCHolland gebaseerd op:
De beantwoording door het pensioenfonds van de vragen in de Visitatiematrix Nieuwe Stijl
Dit is een recent ontwikkelde vragenlijst met vragen over verschillende voor het interne toezicht relevante onderwerpen zoals de governance, geschiktheid, beleggingen, risico’s en communicatie. De naleving van de Code Pensioenfondsen en de follow-up van eerder gedane aanbevelingen maken onderdeel uit van de matrix. Als nieuw hoofdstuk is nu een vragenlijst voor het Verantwoordingsorgaan opgenomen. Deze nieuwe matrix vervangt de eerder door VCHolland gebruikte visitatiematrixen. Nieuw is ook dat in de Visitatiematrix Nieuwe Stijl de normstelling met betrekking tot de diverse onderwerpen is opgenomen.
De Visitatiematrix Nieuwe Stijl is een beveiligd word-document. Deze wordt – na akkoord met de opdrachtbrief, zie hieronder- per email naar het pensioenfonds toegezonden.
Na beantwoording kan de ingevulde matrix per email worden toegezonden aan de leden van visitatiecommissie.
De vragen worden periodiek van een update voorzien rekening houdend met de externe ontwikkelingen op pensioengebied en de eigen ervaringen bij de uitvoering van de visitaties. Tevens wordt aandacht besteed aan de toekomst van het pensioenfonds. In de matrix zijn ook vragen opgenomen die door het verantwoordingsorgaan moeten worden beantwoord. Daarmee wordt tot uitdrukking gebracht dat het verantwoordingsorgaan tijdig bij de uitvoering van de visitatie wordt betrokken.
Bestudering van de documentatie van het pensioenfonds
In de Visitatiematrix Nieuwe Stijl is een lijst opgenomen met de benodigde documentatie. Deze kan digitaal naar de leden van de visitatiecommissie worden toegezonden.
Memo met aanvullende vragen en aandachtspunten
Conceptrapport
Door de leden van de visitatiecommissie wordt een conceptrapport gemaakt dat ter beoordeling aan het pensioenfonds wordt toegezonden. Dit conceptrapport wordt ook met het pensioenfonds besproken.
Evaluatieformulier
De gemaakte afspraken met betrekking tot de uitvoering van de jaarlijkse visitaties worden schriftelijk vastgelegd in de opdrachtbrief, die door VCHolland wordt opgesteld en voor ondertekening aan het pensioenfonds wordt toegezonden. De opdrachtbrief vormt de formele grondslag voor het visitatieproces zelf.
Voor pensioenfondsen die in een vergevorderd stadium zijn van liquidatie/ collectieve waardeoverdracht heeft VCHolland voor een slotvisitatie een beperkte en specifieke aanpak beschikbaar.
VCHolland onderschrijft het “Normenkader voor goed intern toezicht bij pensioenfondsen” zoals opgesteld door de beroepsvereniging van intern toezichthouders in de pensioensector, de VITP.
