Gedragscode VCHolland

1. Algemeen
VCHolland streeft ernaar de door visiteurs van VCHolland uitgevoerde visitaties op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau uit te voeren. De visiteurs van VCHolland beschikken daarbij zowel in algemene als specifieke zin over voldoende deskundigheid op het gebied van de voor het interne toezicht relevante aandachtsgebieden. Bij de samenstelling van een visitatiecommissie draagt VCHolland er zorg voor dat de deskundigheden van de visiteurs complementair zijn en alle voor het intern toezicht relevante aandachtsgebieden bestrijken. De leden van VCHolland stellen zich zakelijk en professioneel op. Naast deskundig zijn de visiteurs van VCHolland onafhankelijk van de door hen gevisiteerde pensioenfondsen en handelen zij integer.

2. Methodiek uitvoering visitaties
VCHolland heeft voor de uitvoering van de door haar visiteurs uitgevoerde visitaties een aanpak ontwikkeld die wordt ondersteund met een voor de visiteurs van VCHolland geldende interne methodiek en werkwijze. Deze aanpak wordt periodiek geëvalueerd aan de hand van praktijkervaringen bij de uitvoering van visitaties en getoetst aan het wettelijke normenkader voor intern toezicht. Eenmaal per jaar houden de visiteurs van VCHolland een interne evaluatie van de resultaten van de door hen uitgevoerde visitaties. Periodiek wordt de aanpak inhoudelijk aangepast aan de voor het interne toezicht relevante ontwikkelingen.

3. Deskundigheid
VCHolland selecteert haar visiteurs op basis van gebleken geschiktheid. Daarbij wordt naast inhoudelijke kennis ook rekening gehouden met bestuurlijke ervaring en voldoende diversiteit. De visiteurs van VCHolland zijn zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van hun deskundigheid. VCHolland kent voor haar visiteurs een programma van permanente educatie.

4. Onafhankelijkheid
Visiteurs van VCHolland die bij een pensioenfonds een visitatie uitvoeren hebben in directe als indirecte zin geen enkele relatie met het gevisiteerde pensioenfonds en zijn volledig onafhankelijk. Zij hebben ook op geen enkele manier belang bij de rapportage van de betreffende visitatie. In de CV’s van de bij een pensioenfonds betrokken leden van de visitatiecommissies worden de nevenfuncties van de leden vermeld. De nevenfuncties van de visiteurs zijn eveneens opgenomen op de website van VCHolland. De visiteurs van VCHolland voeren geen visitatie uit bij een pensioenfonds indien een nevenfunctie aanleiding kan geven tot een mogelijke belangenverstrengeling. Nieuwe nevenfuncties worden direct aan de compliance officer van VCHolland gemeld.

5. Integriteit
De visiteurs van VCHolland handelen integer en accepteren geen relatiegeschenken of uitnodigingen en hebben geen zakelijke belangen met dienstverleners of leveranciers waardoor een potentieel belangenconflict met het te visiteren pensioenfonds kan optreden en de inhoud en integriteit van de rapportage negatief kan worden beïnvloed. De visiteurs van VCHolland zijn verplicht ieder potentieel belangenconflict te melden aan de compliance officer.

6. Geheimhouding
De visiteurs van VCHolland verplichten zich ertoe zowel tijdens de uitvoering van de visitaties als daarna geheimhouding te betrachten betreffende alle gegevens van het betrokken pensioenfonds waar zij een visitatie hebben uitgevoerd. Het gaat daarbij om niet publieke gegevens waarvan het vertrouwelijke karakter hem of haar bekend of aannemelijk is. De door het pensioenfonds beschikbaar gestelde documentatie wordt door de betreffende visiteurs vernietigd uiterlijk 6 maanden na afloop van de uitvoering van de visitatie.

7.Beveiliging
De leden van VCHolland zijn verplicht om de individueel ontvangen gegevens van de pensioenfondsen, waar zij een visitatie uitvoeren, zowel digitaal als fysiek volgens algemeen geldende normen te beveiligen tegen een externe inbreuk van derden. Tevens zijn de leden van VCHolland verplicht om al het digitale verkeer met de te visiteren pensioenfondsen via de emailadressen van VCholland te laten verlopen.

8. Algemene Voorwaarden VCHolland
De visiteurs van VCHolland zijn gebonden aan de Algemene Voorwaarden van VCHolland voor zover deze bij de uitvoering van visitaties relevant zijn.

9. Code Pensioenfondsen
De visiteurs van VCHolland betrekken de normen van de Code Pensioenfondsen bij de uitvoering van een visitatie en geven aan waar zij van de Code afwijken.

10. Compliance officer
De voorzitter van VCHolland treedt op als compliance officer en houdt toezicht op de naleving van deze gedragscode door de visiteurs van VCHolland.